Business

Uma relação entre reunião diária, trabalho remoto, experimentos e solidariedade

Por: Katy Magalhães, julho 23, 2021

Há alguns meses iniciei minha atuação como Agile Coach em um time que já tinha sua forma de trabalho definida. Cheguei e observei por algum tempo essa forma de trabalho. Uma coisa que sempre me incomodava era a forma como a reunião diária (a “daily”) era realizada. Tipicamente uma reunião de status, longa e pouco efetiva e que raramente fazia um colega prestar atenção ao que o outro estava relatando, uma vez que pouco do que o outro estava dizendo realmente impactava o seu trabalho (o que me trouxe outros insights, mas aí é assunto para outros artigos).

Além do mapeamento dos objetivos de cada rito praticado, tentei sugerir algumas mudanças, especificamente em relação à daily, como por exemplo focar na meta definida na planning e termos mais objetividade, a fim de respeitar o time-box de 15 minutos. E outra sugestão: a mudança no horário (que era péssimo - ao meio-dia, o que aparentemente era um problema só pra mim, já que ninguém se pronunciou contra o infame horário). Por um tempo, tivemos resultados positivo. Mas com poucas semanas, percebi que a cada dia o quórum diminuía e as mensagens no chat se tornaram constantes, como “Pessoal, hoje não vou conseguir participar da daily. Segue meu status...”

Paralelo a isso, uma das reclamações do time era o número de reuniões que temos tido no trabalho remoto. Eu, como entusiasta da máxima “menos reunião, mais produtividade” e ligando uma coisa à outra, aproveitei essa oportunidade e resolvi fazer um experimento: a daily assíncrona! 

Primeiramente, compartilhei um documento no google drive com 5 perguntas básicas, direcionando o foco da daily às nossas metas e não a um status. Depois evoluímos para o Confluence. O próximo passo foi a criação de um canal no slack com uma thread diária (o que foi genial, já que não precisávamos abrir outra ferramenta para a prática da daily, já que usamos o slack o tempo todo).Então foi a vez de reformular as perguntas para que fizessem mais sentido para o time. Todas essas mudanças foram baseadas nos feedbacks do time, com o intuito de melhorar o rito. A cada pequena mudança, sempre tínhamos um efeito imediato: o maior engajamento das pessoas. Mas, passados alguns dias, o engajamento diminuía. Isso me intrigava muito, uma vez que a grande maioria aprovava a flexibilidade proporcionada pelo novo formato.

Chegamos a pensar em uma gamificação da daily. E chegamos a um formato muito interessante: a cada dia não preenchido, a pessoa deveria 1 real a uma espécie de banca. Ao final de um período, a pessoa que menos devesse à banca, teria sua dívida perdoada e o dinheiro total arrecadado seria doado a uma instituição de caridade. Em tempos de pandemia e problemas socioeconômicos, achei essa ideia sensacional. Aqui chegamos à solidariedade desta jornada. Infelizmente, o game não foi adiante, pois nem todos do time aceitaram o desafio e o combinado era que essa proposta fosse praticada se todos, sem exceção, concordassem. Mas a ideia é tão boa, que compartilho aqui para uso público e certamente vou tentar usar em outra oportunidade.

Todo o experimento durou 3 meses. 

Por hora, concluí que o problema não era a forma como praticávamos a daily. A pergunta que deveria ser feita era: no nosso contexto, precisamos de uma reunião diária? Entendi que não. O próximo experimento é fazermos encontros duas vezes por semana a fim de termos pequenos checkpoints a respeito do andamento do nosso trabalho, dando visibilidade a todos do time. E assim vamos respondendo a mudanças mais do que seguindo um plano.

Posts relacionados

  • Receba nosso conteúdo em primeira mão.